อะไรคือสมุดบัญชีแยกประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภทนั้นก็หมายถึงการรวบรวมการบันทึกต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวันไว้เป็นหมวดหมู่ โดยการบันทึกนั้นจะต้องทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป พร้อมทั้งทำการจัดเรียงผังต่างๆของบัญชี ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเงินสด, บัญชีรายการสินค้า, บัญชีลูกหนี้ จากนั้นก็ทำการบันมึกรายการแต่ละบัญชี เพื่อไม่ให้ปะปนกัน ที่สำคัญต้องบันทึกให้ตรงกับข้อเท็จจริง และต้องบันทึกให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อให้มีความสวยงามและสะดวกต่อการเอามาอ่านดูบัญชี ในกรณีตรวจหาข้อผิดพลาด

แต่สมุดบัญชีแยกประเภทนั้นจะมี 2 แบบหลักๆต่อไปนี้

1.สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป หรือที่เรียกว่า General Ledger เป็นสมุดที่ได้มีการรวมยอดบัญชีต่างๆของบัญชีแยกประเภท และมีการใช้เอาไว้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของทรัพย์สินและหนี้สินต่างๆของเต้าของ พร้อมทั้ง ต้องทำการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของบัญชีแยกประเภท เช่น สินทรัพย์, บัญชีเงินสด, บัญชีลูกหนี้, บัญชีเงินฝากธนาคาร, บัญชีวัสดุสำนักงาน, บัญชีสินค้า, บัญชีอาคาร เป็นต้น ส่วนบัญชีแยก ในส่วนของหนี้สินนั้นก็จะได้แก้ บัญชีเงินกู้, บัญชีเจ้าหนี้การค้า, หรือเจ้าหนี้อื่นๆเป็นต้น และบัญชีส่วนเจ้าของ ก็จะมีในส่วนของรายได้ ที่เรียกว่า Income, บัญชีทุน, บัญชีรายจ่าย ที่เรียกว่า Expense และสุดท้ายบัญชีสำหรับการถอนใช้ส่วนตัว

2.สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย หรือ Subsidiary Ledger ตัวนี้จะเป็นการรวบรวมการแยกบัญชีย่อยๆ Controlling Accounts เช่นพวกสมุดบัญชีลูกหนี้รายตัว, หรือเจ้าหนี้รายตัว โดยยอดรวมต่างๆก็จะเท่ากันในบัญชีแยกประเภททั่วไปนั่นเอง

ทั้งนี้การทำบัญชีแยกประเภทยอดนิยมนั้นมี 2 รูปแบบที่ใช้กันทั่วไปดังต่อไปนี้

1.บัญชีแยกประเภททั่วไปมาตรฐาน จะเน้นเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ มี 2 ด้าน คือเดบิตและเครดิต

2.บัญชีแยกประเภทย่อยแสดงยอดดุล จะเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่ว่าจะมียอดคงเหลือมาด้วย

ยกตัวอย่างเช่น ช่องแรกคือวันที่, ช่องที่ 2 คือคำอธิบาย, ช่องที่ 3 คือเลขทีใบสำคัญต่างๆ, เดบิต, เครดิต และช่องสุดท้าย คือ ยอดคงเหลือนั่นเอง เพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินคงเหลือในปัจจุบัน